Ste se že kdaj vprašali kako poceniti in pospešiti postopek priprave in izpeljave razpisov za podeljevanje sredstev in sofinanciranje?

Ali veste koliko ur človeškega dela porabite za prepis zbranih podatkov v elektronsko obliko? In koliko je pri tem napak človeške narave? Koliko časa porabite za zavrnitev prijav, ki sploh ne bi smele priti do vas?

Kako postopek napraviti vam in prijaviteljem bolj prijazen, pregleden in enostaven za uporabo?

* Sodba Upravnega sodišca I U 103/2011-11 CNVOS proti MJU - obrazložitev ocene mora omogociti preizkus odlocitve

Aplikacija že uspešno deluje na Uradu RS za mladino, Javnem Skladu za Kulturne Dejavnosti RS, Eko skladu, Mestni občini Maribor, Mestni občini Ljubljana, Občini Idrija, Javnem skladu malega gospodarstva Goriške ter Javni agenciji za knjigo RS, in je usklajena z ZUP-om, ZIPRS-jem, ZEPEP-jem in omogoča izvažanje podatkov v MF-ERAC in SPIS ali druge dokumentne in računovodske aplikacije.

Informacijska podpora izvajanja javnega poziva za sofinanciranje mladinskega dela in statusa v javnem interesu se je v teh letih izkazala kot učinkovita podpora na večih področjih dela Urada. Pomembno je zmanjšan obseg administrativnega dela, saj je odpadel celoten vnos podatkov o prijaviteljih, ki je zdaj opravljen s strani vlagateljev v fazi prijave. Faza ocenjevanja omogoča sočasno delo, analiza rezultatov na ravni članov komisije je takojšnja in omogoča izvajanje kontrol, analiza končnih rezultatov je takojšnja. Delo glavne pisarne je prav tako veliko hitrejše, zmanjšana sta obseg dela za pripravo odločb in pripravo pogodb, podatki se uvažajo, pri izpisih je možnosti napak pomembno zmanjšana. Izkušnje URSM pri poslovanju s pogodbenim izvajalcem Positivo označujemo kot dobre, gre za odzivnega partnerja, odprte zadeve rešuje v roku istega delovnega dne; na razvojnem področju smo z njihove strani deležni predlogov, ki delo aplikacije izboljšujejo.

Aleš Ojsteršek, podsekretar
Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport
Urad RS za mladino

Aplikacija za prijavo na razpise za sofinanciranje Javnega sklada RS za kulturne dejavnosti (JSKD) bistveno prispeva k poenostavitvi postopkov tako za prijavitelje, kot za administrativno službo JSKD. Prijaviteljem omogoča bolj pregledno izpolnjevanje prijavnih obrazcev, jih opozarja na vnešene napake ter jim omogoča arhiv vseh vlog, ki so jih oddali na naše razpise ter na njih vezanih dokumentov. Število vlog, ki so bile zavrnjene zaradi neprimerne finančne konstrukcije se je izničilo, enako velja za zavržene vloge, ki so jih do sedaj lahko vlagale tudi neupravičene osebe. Zaradi elektronskih prijav ni več potrebno obsežno vnašanje podatkov iz natisnjenih vlog v elektronske preglednice, člani komisij lahko dobijo vloge v ocenjevanje v elektronski obliki. Izdajanje dokumentov je enostavno ter praktično ne dopušča možnosti napake. Izvajalci aplikacije so pokazali posluh za specifike naših razpisov ter aplikacijo prilagodili našim potrebam.

Marjeta Turk, pomočnica direktorja JSKD
Javni sklad RS za kulturne dejavnosti

Aplikacija za prijavo na javne razpise Javne agencije za knjigo Republike Slovenije se je od uvedbe v letu 2013 izkazala kot smiselna nadgradnja pri izvajanju razpisnih postopkov. Predvsem je v pomembni meri olajšala administrativno delo in prepisovanje podatkov skrbnikom razpisov, ob tem pa aplikacija omogoča tudi izvoz določenih podatkov za potrebe analitične obdelave. Z delovanjem aplikacije so zadovoljni tudi naši uporabniki, zlasti ker so med vnosom podatkov sproti opozorjeni na izpuščene vnose. Eden od pozitivnih učinkov je tako tudi manjše število nepopolnih vlog, s tem pa se skrajšajo razpisni postopki. Člani strokovnih komisij lahko v aplikaciji pregledujejo celotne vloge ter oddajajo svoje točkovne in opisne ocene. Izvajalci aplikacijo sproti prilagajajo našim dodatnim potrebam in zahtevam ter nudijo ustrezno in pravočasno podporo notranjim ter zunanjim uporabnikom.

Aleš Novak, direktor javne agencije za knjigo RS